Factur-X, UBL, CII : les formats de facture électronique

L'administration indique qu'une facture électronique doit respecter un format donné : UBL, CII ou un format mixte, c'est-à-dire Factur-X. Les mentions obligatoires doivent figurer dans des champs dédiés, par exemple le numéro SIREN.

Le nom UBL signifie Universal Business Language (standard OASIS). CII signifie Cross Industry Invoice (standard UN/CEFACT). Factur-X a été conçu en France par le FNFE-MPE, en lien avec le FeRD allemand, qui l'utilise sous le nom ZUGFeRD.

Ces trois formats sont définis en France par des normes publiées par l'administration (XP Z12-012 pour les formats et profils). Le détail technique figure dans les spécifications externes de la facturation électronique, sur impots.gouv.fr.

Un fichier Factur-X ressemble à un PDF ordinaire : vous l'ouvrez, vous lisez la facture, vous pouvez l'imprimer. Mais, à l'intérieur, un fichier XML est embarqué. Ce XML contient les données de la facture dans des champs précis : identité du vendeur et de l'acheteur, numéro de facture, date, lignes, montants hors taxes, TVA, total.

L'intérêt est double :

• pour l'humain, le PDF reste le document de référence qu'il a l'habitude de lire ;
• pour la machine, le XML permet de lire les montants sans erreur de saisie, sans ressaisie et sans « lecture » du PDF par un logiciel de reconnaissance.

Le XML d'un Factur-X utilise la syntaxe CII. Une facture Factur-X peut donc être convertie en CII, et inversement, sans perte de contenu, tant que les informations sont les mêmes.

Un point de vocabulaire : le standard Factur-X prévoit plusieurs « profils », du plus léger au plus complet. Plus le profil est riche, plus il contient de données. Le profil à utiliser dépend des informations que doit porter votre facture. Votre plateforme ou votre logiciel le choisit en général pour vous. En cas de doute, reportez-vous aux spécifications officielles.

Avec un PDF simple, c'est la personne qui reçoit la facture qui lit les informations et les ressaisit dans sa comptabilité. Avec un format structuré, les données voyagent dans des champs identifiés.

Ce que cela change, concrètement :

1. 1Moins de ressaisie : le destinataire peut intégrer la facture dans son logiciel sans retaper les montants.
2. 2Des mentions rangées dans des champs : un SIREN, une adresse de livraison ou une catégorie d'opération ne sont plus des lignes de texte libre, mais des données.
3. 3Un contrôle automatique : la plateforme peut vérifier que les champs obligatoires sont remplis avant d'acheminer la facture.
4. 4Des données utilisables par l'administration : c'est la base de la transmission des données de facturation prévue par la réforme.

La conséquence pratique : une facture dont une donnée manque ou est mal renseignée peut être refusée par la plateforme. Une facture « jolie » ne suffit plus, il faut qu'elle soit complète.

La réforme ajoute d'ailleurs de nouvelles mentions à faire figurer : le numéro SIREN du client, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, la nature de l'opération, et la mention de TVA sur les débits le cas échéant. Elles suivent les mêmes dates que l'émission des factures. Pour la liste classique, voyez nos mentions obligatoires d'une facture.

Voici les étapes réalistes pour une très petite entreprise ou un indépendant.

1. 1Repérez votre date. Selon les sites officiels, à la date de rédaction (octobre 2026), toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les PME et micro-entreprises doivent émettre à partir du 1er septembre 2027. Ces dates peuvent évoluer : vérifiez sur impots.gouv.fr.
2. 2Choisissez une plateforme agréée dans la liste officielle, directement ou via un logiciel compatible.
3. 3Mettez vos données clients à jour : raison sociale, SIREN, adresse de facturation et de livraison. C'est ce qui déclenche le plus d'erreurs.
4. 4Vérifiez vos mentions et votre numérotation avant de basculer. Voir nos règles de numérotation des factures.
5. 5Faites un test avec un ou deux clients avant la date limite, si votre plateforme le permet.

Vous n'avez normalement pas à choisir entre Factur-X, UBL et CII : une plateforme agréée sait recevoir les formats socle et peut convertir une facture dans un format adapté au destinataire. Posez tout de même la question lors du choix.

Pour les opérations entre assujettis établis en France qui entrent dans le champ de la facturation électronique, non. Les factures doivent transiter par une plateforme agréée dans un format structuré. Un PDF simple joint à un message n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.

Cela ne signifie pas que le PDF disparaît : il reste utile comme document lisible, et c'est le principe même du Factur-X. Certaines opérations ne relèvent pas de la facture électronique mais de l'e-reporting, par exemple les ventes à des particuliers. Voir notre article sur l'e-reporting.

Retenez trois noms, un principe et une action : Factur-X, UBL et CII, des données dans des champs, et le choix d'une plateforme agréée avant votre date. Pour une situation particulière, interrogez votre expert-comptable. Pour préparer vos données dès maintenant, découvrez iSence.